Gruppierte Serienbriefe
Begriffsbestimmung: Was sind "gruppierte Serienbriefe"?
In Word bis zur Version 2003 wurden diese Verzeichnisse genannt. Seit Word 2007 heissen sie Kataloge.
Hierbei handelt es sich um eine ganz spezielle Art der Datenausgabe. Angenommen, Sie möchten eine Einladung zur Prüfung erstellen. Dem Lehrling sollen mehrere Prüfungstermine auf einem Einladungsschreiben mitgeteilt werden. Im Kopf der Einladung werden unter anderem der Name des betreffenden Lehrlings, eine Empfängeranschrift, die Bezeichnung der Prüfung u.s.w. ausgegeben. Im Rumpf der Einladung sollen dann, kalendarisch sortiert die Prüfungstermine unf ggf. -orte ausgegeben werden und möglicherweise dann wieder ein abschließender Text.
Da Word grundsätzlich nur eine Tabelle pro Brief als Datenquelle verwendet, werden die Daten derart in einer Tabelle ausgegeben, dass die "Kopfdaten" in jeder Datenzeile vorhanden sind und es genau soviel Zeilen pro Einladung wie Termine gibt.
Und so geht´s
INNUNGPRO stellt eine ganze Reihe nützlicher Informationen zur Steuerung der Datenausgabe in Word zur Verfügung.
Alle im Worddokument vorhandenen Serienbrieffelder,
- die genau einen Unterstrich enthalten
- ein definiertes Serienbrieffeld vor dem Unterstrich bezeichnen
- und eine der nachgenannten Funktionen (Erweiterungen) nach dem Unterstrich aufweisen
werden NICHT in der Feldauswahl angezeigt, sondern erhalten bei der Ausgabe automatisch einen (bezogen auf den Feldnamen vor dem Unterstrich) berechneten Wert:
| _grpCNT | Die aktuelle Gruppenanzahl |
| _grpROW | Die Zeilennummer innerhalb der aktuellen Gruppe |
| _grpRWS | Die Zeilenzahl innerhalb der aktuellen Gruppe |
| _grpRMN | Die verbleibende Zeilenzahl innerhalb der aktuellen Gruppe (<=> _grpRWS - _grpROW) |
| _grpHDR | Am Gruppenanfang "1", sonst "0" (<=> _grpROW=1) |
| _grpFTR | Am Gruppenende "1", sonst "0" (<=> _grpROW=_grpRWS) |
| _grpVAR | Wert der aktuellen Gruppe (<=> Wert des vor dem Unterstrich gen. Feldes) |
| _grpPVS | Wert der vorherigen Gruppe |
| _grpNXT | Wert der nächsten Gruppe (=> _grpWERT="" => Listenende) |
Beispiel:
Bezogen auf die o.a. Prüfungseinladung mit mehreren Prüfungsterminen pro Prüfling bedeutet das, Sie haben die Datenfelder Prüfling, Anschrift, Prüfungsinhalt, Datum Uhrzeit, Prüfungsort etc. in der Datendatei für Word. Es gibt für jeden Prüfling genau soviele Zeilen, wie dieser Termine hat.
Sie können jetzt im Word-Serienbrief z. B. das Feld Prüfling_grpHDR auf seinen Inhalt prüfen. Ist dieser "1", so steht Word am ersten Datensatz des betreffenden Prüflings. Das Feld Prüfling_grpRWS liefert Ihnen die Gesamtanzahl der Datenzeilen des Prüflings, also die Anzahl der Termine, Prüfling_grpFtR = "1" bedeutet, dass sie am letzten Datensatz dieser Gruppe (dieses Prüflings) angekommen sind.
Diese Informationen werden nun von Ihnen, kombiniert mit geeigneten Bedingungen, zur Steuerung der Datenausgabe verwendet.